Datenschutzerklärung | büro formbar

1. Verantwortlicher

büro formbar | Designbüro für Web und Print
Damm & Jäger GbR
Schulze-Delitzsch-Straße 4A
50170 Kerpen
Telefon: (0) 2273 / 95 29 19 - 0
E-Mail: kontakt@buero-formbar.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns wichtig. Personenbezogene Daten werden nur im notwendigen Umfang verarbeitet, stets unter Beachtung der gesetzlichen Datenschutzvorschriften der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

3. Ihre Rechte

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de. Sie können sich aber auch an jede andere Datenschutz-Aufsichtsbehörde wenden.

4. Erhebung von Zugriffsdaten und Logfiles

Unsere Website wird von HubSpot betrieben und ausgeliefert (siehe Abschnitt 6). Beim Aufruf unserer Website werden dabei automatisch folgende Daten erfasst: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Seite, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL. Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website korrekt darzustellen und dienen der Systemsicherheit. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

Zur Auslieferung der Seiten und zum Schutz vor automatisierten Zugriffen setzt HubSpot den Content-Delivery- und Sicherheitsdienst Cloudflare der Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA, ein. Dabei werden die oben genannten Zugriffsdaten verarbeitet und zwei technisch notwendige Cookies gesetzt (siehe Abschnitt 5). Eine Übermittlung von Daten in die USA ist möglich. Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb der Website nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Cloudflare: https://www.cloudflare.com/de-de/privacypolicy/

5. Cookies & Einwilligungsmanagement

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien. Beim ersten Besuch fragt Sie unser Cookie-Banner, welchen der Kategorien Analyse, Werbung und Funktionell Sie zustimmen. Notwendige Cookies sind immer aktiv. Alle anderen Cookies und Dienste setzen wir erst ein, wenn Sie eingewilligt haben. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß ändern und eine erteilte Einwilligung so mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Notwendige Cookies. Sie werden unabhängig von Ihrer Auswahl gesetzt und sind für den sicheren Betrieb erforderlich. Dazu zählen die Cookies des in Abschnitt 4 genannten Auslieferungs- und Sicherheitsdienstes (__cf_bm zur Unterscheidung menschlicher Zugriffe von automatisierten Anfragen, _cfuvid zur zuverlässigen Auslieferung der Seite) und das Cookie fbc_consent, das Ihre Auswahl im Banner für zwölf Monate speichert. Solange Sie der Kategorie Analyse nicht zugestimmt haben, setzt HubSpot außerdem das Cookie __hs_do_not_track. Es enthält keine Kennung und sorgt nur dafür, dass HubSpot Ihre Besuche nicht erfasst. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Analyse. Mit Ihrer Einwilligung erfasst HubSpot Ihre Seitenaufrufe und setzt Cookies zur Wiedererkennung wiederkehrender Besucherinnen und Besucher (__hstc, hubspotutk, __hssc, __hssrc, siehe Abschnitt 6). Ohne diese Einwilligung übermittelt unsere Website keine Seitenaufrufe an HubSpot.

Werbung. In dieser Kategorie setzen wir derzeit keine Dienste ein. Wir schalten zwar Anzeigen bei Google Ads, binden auf unserer Website aber kein Google-Tag ein (siehe Abschnitt 8).

Funktionell. Mit Ihrer Einwilligung speichert unser Chat Ihren Gesprächsverlauf, damit Sie das Gespräch bei einem späteren Besuch fortsetzen können.

Rechtsgrundlage für die Kategorien Analyse und Funktionell ist Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die in Abschnitt 7 beschriebene Webanalyse mit Matomo arbeitet vollständig ohne Cookies und ist deshalb nicht Bestandteil dieser Einwilligungsverwaltung.

6. Nutzung von HubSpot (CMS, CRM, E-Mail-Marketing & Chatbot)

Datenhosting in der EU/Deutschland

Wir nutzen HubSpot mit Datenhosting in der EU. Die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt primär auf Servern in Deutschland bzw. der EU (z. B. Rechenzentrum Frankfurt am Main). Eine Übermittlung in Drittländer (z. B. USA) erfolgt nur in Ausnahmefällen und unter Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. EU-Standardvertragsklauseln). In seltenen Fällen kann es zur Unterstützung/Wartung zu einem Zugriff von HubSpot-Mitarbeitenden außerhalb der EU kommen.

Einbindung auf unserer Website

Damit Formulare, Chat und Einwilligungsverwaltung funktionieren, lädt unsere Website Programmcode von Servern von HubSpot. Dabei wird Ihre IP-Adresse technisch bedingt an HubSpot übermittelt. Seitenaufrufe und Nutzungsdaten erfasst HubSpot nur, wenn Sie in die Kategorie Analyse eingewilligt haben.

Verarbeitete Daten

Technische Zugriffsdaten: IP-Adresse, Gerät, Browser, Seitenaufrufe, Datum/Uhrzeit
Nutzungs-/Trackingdaten: Interaktionen, Klicks, Newsletter-Anmeldungen
Kontakt-/Inhaltsdaten: Angaben aus Formularen, Chatbots, E-Mails (z. B. Name, E-Mail, Telefonnummer, Nachrichteninhalt)
Kommunikationsdaten: E-Mails, Newsletter, Chatverläufe

Zwecke der Verarbeitung

Bereitstellung & Pflege der Website (CMS)
Kundenverwaltung & Kontaktmanagement (CRM)
Versand von Newslettern & E-Mails (E-Mail-Marketing)
Kommunikation & Support (Chatbot, Live-Chat)

Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: technische Bereitstellung der Website und Kundenservice)
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung: Webanalyse, Newsletter, Speichern des Chatverlaufs)
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung: Anfragen, Kontaktaufnahme)

Auftragsverarbeitung

Mit HubSpot besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. HubSpot verarbeitet Daten ausschließlich auf unsere Weisung und unter Einhaltung der europäischen Datenschutzstandards.

Weitere Informationen

Mehr zum Datenschutz bei HubSpot: https://legal.hubspot.com/de/privacy-policy

7. Webanalyse mit Matomo

Zusätzlich zu den in Abschnitt 6 beschriebenen HubSpot-Funktionen nutzen wir die Open-Source-Analysesoftware Matomo, um zu verstehen, wie unsere Seiten genutzt werden, und sie darauf aufbauend zu verbessern.

Betrieb auf eigenem Server

Matomo läuft auf unserem eigenen Server unter matomo.buero-formbar.de. Die erhobenen Daten verlassen unsere Systeme nicht, werden nicht an Dritte weitergegeben und nicht in Drittländer außerhalb der EU übermittelt. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit einem Analyseanbieter ist deshalb nicht erforderlich.

Keine Cookies, keine Einwilligung erforderlich

Matomo ist bei uns cookielos eingerichtet. Es werden keine Cookies gesetzt und es wird nicht auf Informationen zugegriffen, die auf Ihrem Endgerät gespeichert sind. Eine Einwilligung nach § 25 TDDDG ist dafür nicht erforderlich.

Verarbeitete Daten

die gekürzte IP-Adresse (der letzte Block wird vor der Speicherung entfernt; eine unmittelbare Zuordnung zu Ihrer Person nehmen wir nicht vor)
Datum und Uhrzeit des Seitenaufrufs sowie die Verweildauer
die aufgerufenen Seiten und die Reihenfolge des Aufrufs
die zuvor besuchte Seite (Referrer), sofern übermittelt
Browser, Betriebssystem, Gerätetyp und Bildschirmauflösung
ausgelöste Ereignisse, etwa das Öffnen unseres Anfrageformulars oder das Absenden einer Anfrage
bei einem Anmeldeversuch in unserem Kundenbereich, ob die Anmeldung vollständig ausgefüllt war, sowie den Teil der E-Mail-Adresse nach dem @-Zeichen (bei bekannten privaten E-Mail-Anbietern nur den Hinweis „privat“); die vollständige E-Mail-Adresse und das Passwort erfassen wir nicht

Klick- und Scroll-Auswertung (Heatmaps)

Auf einzelnen Seiten unseres Angebots werten wir zusätzlich aus, an welchen Stellen geklickt wird und wie weit Besucherinnen und Besucher scrollen. Diese Daten werden ausschließlich zusammengefasst über alle Besuche ausgewertet und als farbige Übersichtsgrafik dargestellt.

Wir zeichnen keine einzelnen Sitzungen als Video auf, erfassen keine Tastatureingaben und keine Inhalte, die Sie in Formulare eintragen. Ein Rückschluss auf einzelne Personen ist aus diesen Auswertungen nicht möglich.

Zwecke der Verarbeitung

statistische Auswertung der Websitenutzung
Erkennen technischer Fehler und fehlerhafter Verlinkungen
inhaltliche und gestalterische Verbesserung unseres Angebots

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer bedarfsgerechten und funktionsfähigen Website). Da wir ohne Cookies arbeiten, IP-Adressen kürzen und die Auswertung ausschließlich statistisch erfolgt, ist der Eingriff in Ihre Rechte gering.

Speicherdauer

Die einzelnen Besuchsprotokolle werden nach 395 Tagen automatisch gelöscht. Darüber hinaus bewahren wir ausschließlich zusammengefasste statistische Auswertungen auf, die keinen Bezug zu einzelnen Personen mehr zulassen.

Widerspruch

Matomo berücksichtigt die „Do Not Track“-Einstellung Ihres Browsers: Ist sie aktiviert, findet keine Erfassung statt. Sie können diese Einstellung in den Datenschutzeinstellungen Ihres Browsers vornehmen. Unabhängig davon steht Ihnen das in Abschnitt 3 genannte Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO zu; eine formlose Nachricht an die in Abschnitt 1 genannte Adresse genügt.

8. Anzeigen bei Google Ads

Wir schalten Anzeigen bei Google Ads. Auf unserer Website binden wir dafür kein Google-Tag ein und setzen keine Cookies von Google. Von unserer Website werden keine Daten an Google übermittelt.

Wenn Sie über eine unserer Anzeigen auf unsere Website kommen, enthält die aufgerufene Adresse Kampagnenparameter, zum Beispiel die Kennung der Kampagne und den Suchbegriff, über den die Anzeige ausgeliefert wurde. Diese Parameter werten wir mit Matomo aus (siehe Abschnitt 7), um zu verstehen, welche Anzeigen und Suchbegriffe zu Besuchen führen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. Kontaktformulare, Rückruf, Terminbuchung und E-Mail-Kontakt

Wenn Sie uns per Kontaktformular, über unsere Seiten für Rückruf, Erstgespräch und Projektanfrage oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die Angaben, die Sie uns dabei machen. Je nach Weg sind das Anrede, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, Ihre Wunschzeit für einen Rückruf oder Termin und Ihre Nachricht. Wir nutzen diese Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und Anschlussfragen zu klären. Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen) oder, falls es sich um allgemeine Anfragen handelt, auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

In einigen Formularen können Sie zusätzlich ankreuzen, dass wir Sie per E-Mail zu passenden Angeboten kontaktieren dürfen. Diese Angabe ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf die Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können, zum Beispiel per E-Mail an die in Abschnitt 1 genannte Adresse.

Die Angaben aus unseren Formularen speichern wir in HubSpot (siehe Abschnitt 6). Für die weitere Bearbeitung übertragen wir sie mit dem Automatisierungsdienst Zapier der Zapier, Inc., San Francisco, USA. Zapier ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Wenn Sie über unsere Website einen Termin buchen, nutzen wir Microsoft 365 der Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irland. Wir tragen den Termin in unseren Outlook-Kalender ein und senden Ihnen eine Einladung mit einem Link zu Microsoft Teams. Die Buchung speichern wir zusätzlich in unserem Kundenportal, damit Sie den Termin verschieben oder absagen können. Für die Videobesprechung in Microsoft Teams gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Microsoft. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Zahlungsabwicklung mit Stripe

Den kostenpflichtigen Webseiten-Check bezahlen Sie über Stripe, einen Dienst der Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Dazu leiten wir Sie auf eine Bezahlseite von Stripe weiter. Stripe verarbeitet Ihre Zahlungsdaten, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Rechnungsadresse und gegebenenfalls Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, wickelt die Zahlung ab und erstellt die Rechnung. Wir erhalten von Stripe die Bestätigung der Zahlung, die Rechnung und die Angaben zur Bestellung, aber keine vollständigen Kartendaten. Auf der Bezahlseite setzt Stripe eigene Cookies, die für eine sichere Zahlung und zur Vorbeugung gegen Betrug erforderlich sind.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Aufbewahrung der Rechnungen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe: https://stripe.com/de/privacy

11. Newsletter und E-Mail-Marketing

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse, um Sie regelmäßig zu informieren. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-In-Verfahren. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über den Abmeldelink im Newsletter oder per E-Mail an uns widerrufen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

12. Links zu sozialen Netzwerken

Auf unserer Website verlinken wir auf unsere Profile bei Instagram, LinkedIn und Xing. Es handelt sich um einfache Links und nicht um eingebundene Plugins. Beim Aufruf unserer Website werden deshalb keine Daten an diese Netzwerke übertragen. Erst wenn Sie einen der Links anklicken, gelangen Sie auf die Seite des jeweiligen Anbieters, und dort gelten dessen Datenschutzbestimmungen.

13. Speicherdauer, Empfänger und weitere Hinweise

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Angaben aus Anfragen löschen wir, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine weitere Geschäftsbeziehung entsteht. Daten aus Verträgen und Rechnungen bewahren wir so lange auf, wie es die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten verlangen, in der Regel sechs bis zehn Jahre. Soweit in den einzelnen Abschnitten eine abweichende Speicherdauer genannt ist, gilt diese.

Empfänger Ihrer Daten sind neben uns nur die in dieser Erklärung genannten Dienstleister, soweit sie für den jeweiligen Zweck tätig werden, sowie Behörden, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die als Pflichtfeld gekennzeichneten Angaben können wir Ihre Anfrage oder Buchung jedoch nicht bearbeiten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

14. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten bestmöglich zu schützen, z. B. durch SSL-Verschlüsselung bei der Übertragung.

15. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu ändern, um sie an neue rechtliche Anforderungen oder Änderungen unseres Angebots anzupassen. Die aktuelle Version ist stets auf unserer Website einsehbar.

Stand: Oktober 2026